¿Te preguntas qué hace falta para conseguir la licencia de actividad de oficina? Las oficinas o despachos pueden ser de muchos tipos. Desde un despacho de abogados hasta la oficina de una empresa administrativa. Pero sobre todo, debido al auge del teletrabajo, hoy en día es frecuente encontrar empresas que alquilan oficinas por horas o por días.
En este artículo, vamos a profundizar en cada uno de los aspectos que son necesarios para montar una oficina. Si te estás planteando montar un negocio que requiera de una, sigue leyendo.
Toda la información para obtener tu proyecto
QUE SE NECESITA PARA ABRIR UNA OFICINA
Para abrir un oficina necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles. Entre ellos, se encuentran los siguientes:
- Un local apropiado donde desempeñar la actividad. Si es posible, debe ser un local bien iluminado.
- Una buena conexión a Internet. Si hay algo que sea importante en la actualidad en una oficina es la velocidad de Internet.
- El equipamiento. Necesitarás contar con tantas mesas como personas vayan a desempeñar su labor. Si se trata de una oficina compartida, puedes optar por una mesa grande tipo biblioteca. También tendrás que comprar sillas, cuanto más ergonómicas, mejor.
- Los equipos informáticos. Si los trabajadores no llevan sus propios portátiles, será necesario que compres los equipos informáticos necesarios.
Por supuesto, además de todo lo que hemos mencionado, hay algo más que resulta fundamental para abrir una oficina: la licencia de actividad.
Qué es la licencia de actividad de una oficina
La licencia de actividad es un documento imprescindible para abrir cualquier tipo de negocio en un local. Es el permiso del ayuntamiento para llevar a cabo determinada labor en un local específico. Por eso, si estás pensando montar una oficina, es ineludible que consigas esta licencia.
Algunas de las actividades que se pueden llevar a cabo en una oficina son las siguientes:
- Actividades financieras, como las que son propias de los bancos y las cajas de ahorro.
- Promoción inmobiliaria.
- Servicios de alquiler o venta de inmuebles, como una agencia inmobiliaria.
- Servicios propios de las agencias de viajes.
- Venta de seguros.
A todo esto hay que sumar, como hemos dicho, la propia actividad de “oficina”. Un local donde trabajadores de diferentes sectores y empresas acuden para desarrollar su trabajo en un entorno corporativo.
Sea cual sea la actividad de oficina que vayas a desempeñar, estos son los pasos que debes seguir para conseguir tu licencia de apertura.
¿Por qué es indispensable obtener una Licencia de Actividad para Oficinas?
Regulaciones legales
Obtener una licencia de actividad para oficinas es más que un mero trámite; es una garantía de que tu negocio cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables.
Esta licencia demuestra que la oficina ha sido evaluada y cumple con los códigos de edificación, normativas de zonificación y estándares de seguridad.
Sin ella, las empresas se arriesgan a enfrentar consecuencias legales serias, que pueden incluir desde multas hasta el cierre del negocio.
Además, el cumplimiento con las regulaciones legales asegura una operación sin interrupciones y protege al negocio contra posibles litigios.
Seguridad laboral
La seguridad laboral es un aspecto crucial en cualquier ambiente de trabajo, y la licencia de actividad para oficinas juega un papel fundamental en ello.
Esta licencia asegura que el espacio de trabajo cumple con los estándares de seguridad e higiene establecidos, minimizando los riesgos de accidentes y enfermedades ocupacionales.
Cubre aspectos como la calidad del aire, la ergonomía, las salidas de emergencia, y los sistemas contra incendios.
Al garantizar un ambiente de trabajo seguro, no solo se protege a los empleados sino que también se mejora la productividad y se reduce la tasa de ausentismo.
Credibilidad empresarial
Tener una licencia de actividad no solo es una obligación legal, sino que también aporta a la credibilidad y la imagen de la empresa.
Demuestra a clientes, proveedores y socios que el negocio opera de manera responsable y profesional.
En un mercado cada vez más consciente de la importancia de la legalidad y la ética empresarial, contar con esta licencia puede ser un factor diferenciador importante, ayudando a construir confianza y a establecer relaciones comerciales sólidas y duraderas.
¿Cuándo se requiere tramitar una Licencia de Actividad de Oficina?
Inauguración de oficinas
Al inaugurar una nueva oficina, el primer paso debe ser obtener la licencia de actividad. Este proceso implica asegurarse de que el diseño y la disposición del espacio cumplan con todas las normativas locales.
Esto es esencial no solo para comenzar a operar, sino también para evitar futuras complicaciones legales o retrasos que puedan afectar el lanzamiento de la empresa.
Cambio de sede
Si una empresa decide mudarse o expandirse a una nueva ubicación, es imprescindible tramitar una nueva licencia de actividad. Cada edificio tiene sus propias características y puede estar sujeto a diferentes normativas.
Por lo tanto, incluso si una empresa ya poseía una licencia en su ubicación anterior, necesita obtener una nueva que refleje las condiciones y requisitos específicos de la nueva sede.
Actualización de licencia
Las leyes y regulaciones pueden cambiar con el tiempo, y es vital que las empresas mantengan sus licencias actualizadas para reflejar estos cambios.
Esto puede ser especialmente relevante si la empresa realiza cambios en sus operaciones, como remodelaciones, ampliaciones o cambios en el tipo de actividades realizadas.
Mantener la licencia actualizada asegura el cumplimiento continuo con las normativas vigentes y evita posibles sanciones o interrupciones en las operaciones del negocio.
Pasos para conseguir la Licencia de Actividad de Oficina
Lo primero que necesitas conseguir es el local. Una vez que te has decidido por uno, te animamos a solicitar la visita de un técnico especializado. Este profesional te indicará si el local cumple con las condiciones requeridas para abrir una oficina.
Si es así, tendrás que hacer el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento. Para conceder este certificado, el ayuntamiento evaluará si abrir una oficina en ese local es compatible con el planteamiento urbanístico de la localidad.
De ser así, en muy poco tiempo te facilitará el certificado que garantiza que podrás abrir la oficina, una vez que sigas el resto de los trámites.
Adecuar el local con un buen proyecto de interiorismo y las obras necesarias
Si ya sabes que el proyecto es viable en el local que has escogido, es hora de ponerte manos a la obra. Para adecuar el espacio y que cumpla con las necesidades de una oficina, te vendrá muy bien comenzar con un proyecto de interiorismo.
Un arquitecto interiorista analizará el local y te ayudará a proporcionarle al espacio una identidad única. Basándose en el presupuesto con el que cuentes, te indicará cómo puedes aprovechar mejor los materiales, cómo iluminar, qué mobiliario escoger… También te ayudará a aprovechar las estrategias del neuromarketing y a utilizar la psicología del color.
¿Y SI HAY QUE HACER OBRAS?
Si tienes que hacer obras en el local para adaptarlo, necesitarás saber qué tipo de obra y qué licencia necesitas para hacerlo. Pueden ocurrir tres casos:
Caso 1: No es necesaria la licencia de obra. Si solamente vas a hacer cambios que no afectan a la estructura, la fachada o la distribución del local, no necesitas licencia de obra. Esto se aplica, por ejemplo, a los cambios en el pavimento. En este caso, solo tendrás que presentar en el ayuntamiento una declaración responsable de las obras. Esto es un documento de comunicación.
Caso 2: Tienes que hacer cambios de distribución o fachada. En este caso, necesitarás una licencia de obra menor y el consiguiente proyecto de obra menor. En Projectum.es podemos ayudarte en la obtención de tu licencia.
Caso 3: Tienes que hacer cambios en la estructura. Si es así, necesitarás el permiso del ayuntamiento mediante una licencia de obra mayor. Para conseguirla, te hará falta un proyecto de obra mayor sellado por un ingeniero superior colegiado.
¿Y SI NECESITO CAMBIAR LAS INSTALACIONES?
En los locales donde las instalaciones eléctricas, de gas, de fontanería o de climatización son antiguas, puede que tengas que hacer cambios. La normativa de estas instalaciones cambia con los años y puede que la instalación que cumplía los requisitos hace diez años ya no lo haga.
Si este es el caso en tu local, será inevitable que tengas que hacer cambios en la instalación. Para ello, necesitarás que un ingeniero superior colegiado revise las instalaciones y realice un proyecto, en este sentido, te aconsejamos dejarte asesorar por un profesional para analizar el local.
Este documento le indicará al instalador lo que debe hacer para que la obra se ajuste a la normativa. Son especialmente sensibles las normas aplicables a la instalación eléctrica. Debe cumplir con el REBT, RD 842/2002 y con el RITE, RD 238/2013.
