Instancia Administrativa

En primer lugar, ten claro que si acudes a trabajadores del área para realizar una instancia administrativa con el modelo determinado para cada trámite, no tendrás problemas. Las solicitudes cuentan, en muchas ocasiones, con más procesos estipulados que con fases difíciles de entender.

También puedes informarte más en enciclopedias jurídicas. En muchas ocasiones, te ayudarán a entender profundamente los tipos de instancia administrativa que existen. A pesar de esto, vas a tener que escoger la petición en particular que se exige para cada tipo de proceso. Son parecidos, pero las diferentes tareas pueden exigir documentos o datos concretos que con otros trámites no se reclaman.

Hay tantos tipos de instancia administrativa como clases de solicitudes existen. En general, debes entender que el proceso que se define con este nombre corresponde a la representación de los distintos grados o etapas procesuales dentro del ámbito jurídico por la que pasa un proceso ante el tribunal de justicia. Normalmente, se dividen en tres fases que corresponden con la presentación del problema, su análisis o trámite y, por último, su resolución definitiva.

El lenguaje que debes emplear en tu instancia administrativa

Lo más habitual en la redacción de una instancia administrativa es el uso de un lenguaje objetivo y libre de varias interpretaciones. Como la estructura del texto tiene un esquema rígido, lo habitual es seguir el tono impersonal. Es muy común el uso de la tercera persona gramatical para la explicación de los hechos. Es recomendable que hagas un esquema antes de escribir los párrafos para ordenar las ideas de forma coherente. De esta manera, conseguirás que se entienda bien la información. En ocasiones, también puede ser recomendable:

• El uso de negritas, cursivas, comillas y mayúsculas. Si el texto se escribe a ordenador, esto puede destacar la información importante de forma que se entienda. A mano, no es recomendable el empleo de recursos tipográficos, porque se puede interpretar mal o impedir la lectura correcta del documento, por la confusión con otros caracteres.
• La elección de una tipología textual concreta que se ciña a lo que se pretende con el documento (exposición, narración, argumentación o descripción).

Por ejemplo, una petición a un ayuntamiento para que arregle una acera en mal estado debería presentarse mediante este procedimiento. La petición debe cumplir unos requisitos formales, para que sirva como modelo. Lo más habitual es que ya cuentes con plantillas predefinidas en las que te solicitan los datos necesarios para tramitar el inicio de la petición. Además, la presentación de una instancia administrativa supone el inicio del proceso para conseguir, en este caso, la reparación de la vía.

La estructura de una instancia administrativa, como la de cualquier documento legal, tiene una forma rígida. En primer lugar, habrá un encabezamiento en donde harás constar los datos personales de la persona, personas u organizaciones que presentan la solicitud. Es decir: nombre, apellidos, edad, domicilio fiscal, profesión, estado civil, documento que certifique la identidad, teléfono de contacto, correo electrónico para recibir notificaciones… Siguiendo el ejemplo, pongamos por caso que lo presentas tú solo como individuo.

Cuerpo: exposición

El cuerpo de la instancia también sigue una estructura bastante rígida. La primera parte contiene de nuevo los datos personales de la persona que presenta el documento. Ten en cuenta que, en las plantillas preparadas que existen hoy, esta información se va a pedir normalmente dos veces. Al principio del documento y en el propio texto. Por eso, la primera parte del escrito vuelve a recopilar los mismos datos del encabezamiento del documento. Introducidos ahora, eso sí, en las oraciones.

A partir de esta primera parte escrita en el cuerpo, esos datos se toman para todo el documento. Es decir, la persona que presenta será entendida como un apelativo («el interesado», por ejemplo). Por norma general, esta parte por escrito del cuerpo que se introduce con, en este caso, tus datos, va seguida de un verbo que inicia el proceso. El verbo exponer es el más habitual en todos los tipos de instancias administrativas. Tal persona «EXPONE» tales hechos. Siempre se marca en mayúsculas.

A continuación, dentro del mismo cuerpo, debes exponer el problema para el que solicitas esa intervención por parte de la Administración. El error más habitual de estos procesos es no diferenciar las partes en las que debes poner cada información. Como su nombre indica, la exposición es una mera descripción del problema, en la que nunca debes introducir una solicitud o una petición. Debes intentar que esta parte del cuerpo se centre únicamente en la exposición, descrita lo más objetivamente que te sea posible.

Solicitud

Cuando acabes este apartado, se entiende que la situación ha quedado descrita. Es entonces cuando puedes comenzar la parte de la solicitud. Como pasaba con el verbo exponer, de nuevo, aparece el verbo en mayúsculas. Algo como: «Debido a lo anteriormente relatado, se SOLICITA». A partir de ahí, se inicia el proceso de solicitud de cualquier tipo de instancia administrativa. Debes intentar que sea lo más concisa y clara posible, para que no haya malos entendidos a la hora de que se interpretar lo que solicitas.

Cierre formal

Para finalizar el escrito para la Administración, siempre vas a tener hacer un cierre formal en donde conste la fecha, el lugar y tu firma. Cuando diriges tu petición a un organismo en particular, es habitual que se indique también al final de la carta y de la fórmula de despedida. En este caso, deberás ponerlo en mayúsculas, pues estaría dirigido al ayuntamiento en donde se ubica la acera en mal estado. Con este cierre, la instancia administrativa queda iniciada y es competencia del ayuntamiento responderte tras su estudio.

n la actualidad, puedes realizar presentaciones de instancias administrativas por vía electrónica. De hecho, esta clase de peticiones en línea son hoy las más habituales Esto ha generado un problema para muchas personas que no tienen destreza tecnológica y que no cuentan con un espacio en donde se realicen los trámites en persona. Para ayudarlas, hay compañías que se dedican a gestionar cualquier petición de forma electrónica desde donde sea. Si es tu caso, podrás recibir asistencia siempre que la necesites.

Lo más importante al presentar una petición ante un organismo es conocer a fondo los documentos necesarios y la información relevante que hay que adjuntar. Está claro que todos los trámites suelen ser parecidos, pero cada modelo de solicitud se ajusta a lo que se solicita. Esto evita que te equivoques o que entregues la demanda cuando todavía falta documentación, una explicación oportuna, datos necesarios, etc.

Los servicios profesionales que puedes contratar para este tipo de trámites también cuentan con asesoramiento, elaboración de requerimientos y respuestas, así como otros servicios que te ayudarán a estar tranquilo a la hora de presentar cualquier instancia administrativa. Tan solo tendrás que tener paciencia y esperar a que la institución competente te conteste.

Las instancias administrativas con modelos específicos suelen ser diferentes dependiendo de la comunidad autónoma, provincia o localidad en donde las presentes. No te preocupes, puesto que lo más normal es que los servicios en línea de solicitudes ya tengan mecanizados los requerimientos para cada población. Podrás ir siguiendo paso a paso lo que se te solicita. En caso de error, los informes electrónicos te remitirán a la casilla correspondiente que has cubierto mal o has dejado en blanco.

Si lo deseas, puedes buscar información sobre los papeles para presentar o los precios de los servicios para tener ayudas con los modelos administrativos. Es habitual que las primeras veces que presentas algún tipo de solicitud tengas más dudas, pero después verás que es común que las estructuras y requisitos se repitan. Esto sucede independientemente de la clase de documento que presentes.

Realizando correctamente el trabajo desde el principio, te desentenderás de los reprocesos. Así, solo tendrás que esperar la resolución. También evitas viajes, trámites para los requerimientos o respuestas, así como cualquier otro proceso sin asesoramiento. Si quieres subsanar un problema de este tipo, la comunicación del requerimiento para poder cerrar el expediente la deberás hacer de una manera formal. También en estos casos, vas a necesitar la presentación de una clase de instancia.

En definitiva, son muchos los tipos de instancia administrativa existentes, pero en realidad son modelos de textos estrictos y que se repiten. De una solicitud para la Administración a otra, apenas cambian los documentos que se solicitan. No hay duda de que puedas considerar esto así, puesto que los textos de exposición y petición que se presentan siguen prácticamente el mismo esquema. Ante la duda, contar con expertos en el área administrativa y jurídica es tu mayor tranquilidad, en Projectum podemos ayudarte a realizar tu instancia administrativa, para que no tengas reprocesos ni retrasos en tu gestión, solo tienes que contactarnos aquí. Ponte en manos de nuestros expertos y respira tranquilo!