Los 10 mejores software de gestión de proyectos en 2025 | Projectum

El mundo de la arquitectura ha cambiado radicalmente en los últimos años. Ya no basta con tener talento para el diseño o conocimientos técnicos avanzados. En el competitivo panorama actual, la gestión eficiente de proyectos, recursos y clientes se ha convertido en un factor determinante para el éxito de cualquier estudio.

Contar con el software de gestión de proyectos adecuado puede marcar la diferencia entre un proyecto rentable y uno que devora todos tus recursos. La tecnología adecuada te permite optimizar procesos, mejorar la comunicación y entregar proyectos de mayor calidad en menos tiempo.

En este artículo compartimos una selección de los 10 mejores software de gestión de proyectos en 2025, especialmente útiles para estudios de arquitectura. No solo analizaremos sus características técnicas, sino también cómo pueden mejorar realmente tu flujo de trabajo diario y transformar la relación con tus clientes.

1. Projectum: La revolución en captación y gestión de clientes

Projectum ha conquistado el primer puesto de nuestra lista por una razón simple: ha entendido que el mayor desafío para muchos estudios no es sólo gestionar proyectos, sino conseguirlos.

A diferencia de otras plataformas enfocadas únicamente en la gestión interna, Projectum ofrece una solución integral que revoluciona la forma en que los estudios de arquitectura captan y gestionan proyectos.

Esta plataforma destaca por tres elementos clave: primero, un potente sistema de captación de clientes; segundo, herramientas completas de gestión de proyectos; y tercero, una innovadora calculadora de presupuestos interactiva que permite a los potenciales clientes obtener estimaciones automáticas directamente desde tu web, convirtiendo visitantes en leads cualificados.

Creado y diseñado específicamente por ingenieros y arquitectos, el sistema CRM integrado de Projectum responde perfectamente a las necesidades de los estudios de arquitectura. Permite gestionar eficientemente toda la información de clientes actuales y potenciales, facilitando el seguimiento completo de cada proyecto desde la fase inicial de prospección hasta la entrega final. La plataforma simplifica notablemente las tareas administrativas al generar presupuestos detallados y facturas profesionales de manera directa, manteniendo toda la documentación financiera vinculada a su proyecto correspondiente. Un beneficio adicional es que la generación de presupuestos y facturas es completamente ilimitada, sin restricciones ni costes adicionales.

Projectum permite personalizar parámetros específicos del sector como metros cuadrados, tipo de construcción y ubicación, generando estimaciones preliminares realistas que funcionan como base sólida para negociaciones posteriores más detalladas. Una característica particularmente valiosa es su sistema de filtrado inteligente, que selecciona oportunidades según la ubicación y especialidad de cada profesional registrado, asegurando que solo recibirás ofertas compatibles con tu perfil y experiencia profesional.

Características destacadas:

• Calculadora de presupuestos interactiva integrable en tu web
• CRM completo para gestión de clientes y proyectos en todas sus fases
• Sistema de creación de presupuestos detallados y generación de facturas
• Sistema de verificación y filtrado de oportunidades reales
• Dashboard personalizable con indicadores clave de rendimiento
• Automatización de seguimiento de leads

¿Para quién es ideal? Perfecta para estudios de todos los tamaños que buscan no solo gestionar proyectos sino también aumentar su cartera de clientes.

2. ClickUp: Versatilidad y personalización sin límites

ClickUp se ha convertido en uno de los favoritos entre estudios de arquitectura por su increíble versatilidad y capacidad de adaptación a cualquier flujo de trabajo. Lo que distingue a ClickUp de otras plataformas es su enfoque "todo en uno" combinado con una personalización extrema.

Esta plataforma destaca por su capacidad para visualizar proyectos arquitectónicos de múltiples formas: desde diagramas de Gantt para planificar fases constructivas hasta tableros Kanban para el seguimiento diario de tareas, pasando por líneas de tiempo, calendarios y listas. Esto permite que cada miembro del equipo trabaje con la vista que mejor se adapta a su función.

Características destacadas:

• Más de 15 vistas diferentes para visualizar tus proyectos arquitectónicos
• Plantillas específicas para proyectos de construcción y diseño
• Automatizaciones personalizables que eliminan tareas repetitivas
• Documentos colaborativos integrados para especificaciones técnicas
• Seguimiento de tiempo incluido en todos los planes

¿Para quién es ideal? Perfecta para estudios que necesitan una solución altamente adaptable a sus procesos existentes.

3. Monday.com: Simplificando la complejidad visual

Monday.com ha revolucionado la forma en que los arquitectos visualizan sus proyectos complejos gracias a su interfaz increíblemente intuitiva y visualmente atractiva. En un sector donde la visualización es clave, Monday.com destaca por convertir información compleja en paneles visuales fáciles de interpretar.

Su sistema de códigos de colores es particularmente útil en arquitectura, permitiendo identificar a simple vista el estado de diferentes fases del proyecto, asignaciones o prioridades. Los tableros de Monday.com permiten mantener claridad absoluta sobre qué equipo trabaja en cada fase y qué tareas están en riesgo cuando se gestionan múltiples proyectos simultáneamente.

Características destacadas:

• Interfaz visual extremadamente intuitiva con códigos de colores
• Gestión de recursos con asignación de carga de trabajo
• Fórmulas personalizadas para cálculos de presupuestos y plazos
• Tableros de alto nivel para gestión de portafolios de proyectos
• Actualizaciones automáticas y notificaciones configurables

¿Para quién es ideal? Excelente para estudios que valoran la claridad visual y necesitan una herramienta fácil de adoptar.

4. Asana: Gestión fluida de tareas arquitectónicas

Asana ha logrado un equilibrio perfecto entre simplicidad y potencia, convirtiéndose en una herramienta invaluable para estudios de arquitectura que necesitan claridad en la asignación y seguimiento de tareas. Su interfaz limpia elimina distracciones y permite centrarse en lo importante: entregar proyectos a tiempo.

Lo que hace destacar a Asana en entornos arquitectónicos es su capacidad para establecer dependencias claras entre tareas, especialmente útil en las fases secuenciales de diseño y construcción. Sus líneas de tiempo permiten visualizar fácilmente cómo un retraso en la aprobación de planos afectará a todas las fases posteriores del proyecto.

Características destacadas:

• Gestión intuitiva de tareas con dependencias claras
• Hitos de proyecto para fases críticas de diseño y construcción
• Formularios personalizables para solicitudes de cambios en diseños
• Reglas automáticas para estandarizar procesos arquitectónicos
• Integración perfecta con herramientas de diseño y documentación

¿Para quién es ideal? Ideal para estudios que necesitan claridad en sus procesos y comunicación efectiva entre equipos.

5. Trello: Simplicidad visual para estudios emergentes

Trello ha conquistado a pequeños estudios y arquitectos independientes gracias a su simplicidad esencial y su eficaz sistema de tableros Kanban. Esta herramienta es la prueba de que no siempre necesitas la solución más compleja para gestionar eficientemente tus proyectos arquitectónicos.

Su sistema de tarjetas permite mover visualmente cada proyecto a través de las diferentes fases: conceptualización, anteproyecto, proyecto básico, ejecución, licencias y obra. Cada tarjeta puede contener toda la información relevante, comentarios y archivos adjuntos necesarios para el seguimiento efectivo del proyecto.

Características destacadas:

• Interfaz visual de tableros Kanban intuitiva y sin curva de aprendizaje
• Sistema de etiquetas para clasificar tipos de proyectos o urgencias
• Checklists para no olvidar ningún detalle en entregas o revisiones
• Power-Ups para extender funcionalidades (calendario, seguimiento de tiempo)
• Automatizaciones básicas accesibles incluso para novatos tecnológicos

¿Para quién es ideal? Perfecta para arquitectos independientes o pequeños estudios con proyectos de complejidad moderada.

6. Smartsheet: La potencia de hojas de cálculo evolucionadas

Smartsheet transforma el concepto de hojas de cálculo en una potente plataforma de gestión de proyectos que resulta especialmente efectiva para estudios de arquitectura que manejan grandes volúmenes de datos, especificaciones técnicas y presupuestos detallados.

La fortaleza de Smartsheet en contextos arquitectónicos reside en su capacidad para gestionar información estructurada de forma relacional. Esta herramienta permite vincular presupuestos, cronogramas, especificaciones técnicas y recursos humanos en un sistema integrado, permitiendo ver instantáneamente cómo un cambio en los materiales afecta al presupuesto y plazos.

Características destacadas:

• Combinación perfecta entre hojas de cálculo y gestión de proyectos
• Vistas de Gantt, tarjetas y calendarios además de la vista en hoja
• Formularios personalizados para recopilación de requisitos de cliente
• Informes automatizados de estado para reuniones con stakeholders
• Control avanzado de versiones en documentación técnica

¿Para quién es ideal? Excelente para estudios que manejan proyectos con muchos datos, especificaciones y variables.

7. Jira: Control total para proyectos arquitectónicos complejos

Aunque originalmente diseñado para equipos de desarrollo de software, Jira se ha adaptado exitosamente a estudios de arquitectura que requieren un control minucioso de tareas, un seguimiento detallado y procesos muy estructurados, especialmente en grandes proyectos con múltiples disciplinas.

Su sistema de "sprints" resulta sorprendentemente efectivo cuando se adapta a las fases de proyectos arquitectónicos. Los proyectos se pueden dividir en sprints de dos semanas, permitiendo revisar el progreso y ajustar prioridades de forma ágil ante los frecuentes cambios regulatorios o necesidades del cliente.

Características destacadas:

• Flujos de trabajo personalizables para adaptarse a metodologías específicas
• Sistema de tickets para gestionar solicitudes de cambios o incidencias
• Paneles detallados de rendimiento y velocidad del equipo
• Capacidades avanzadas de filtrado y búsqueda de información
• Ecosistema extenso de complementos e integraciones

¿Para quién es ideal? Óptima para estudios grandes que trabajan en proyectos complejos con procesos muy estructurados.

8. Notion: El espacio de trabajo todo en uno para arquitectos creativos

Notion representa un enfoque radicalmente diferente a la gestión de proyectos, combinando documentación, bases de datos, tareas y wikis en un espacio de trabajo integrado y altamente personalizable. Su flexibilidad lo hace particularmente valioso para estudios de arquitectura que valoran tanto la creatividad como la organización.

Lo que hace único a Notion es su capacidad para crear un sistema de conocimiento conectado. Es posible crear un "cerebro digital" donde cada proyecto se vincula con sus referencias de inspiración, normativas aplicables, detalles constructivos reutilizables y lecciones aprendidas, creando un recurso cada vez más valioso para el estudio.

Características destacadas:

• Espacio de trabajo completamente personalizable sin limitaciones de estructura
• Bases de datos relacionales para gestionar proyectos, clientes y recursos
• Wikis integradas para documentación técnica y conocimiento compartido
• Tableros Kanban, calendarios y listas en una única plataforma
• Capacidad para crear plantillas específicas para diferentes tipos de proyectos

¿Para quién es ideal? Perfecta para estudios creativos que necesitan combinar gestión de proyectos con documentación y conocimiento.

9. Wrike: Gestión profesional para estudios consolidados

Wrike ofrece una robusta plataforma de gestión de proyectos con un enfoque orientado a la productividad y eficiencia de equipos profesionales. Su estructura de carpetas, proyectos y tareas proporciona un marco organizado que resulta especialmente útil en estudios de arquitectura con múltiples departamentos o especialidades.

Su capacidad para segmentar permisos y personalizar flujos de trabajo permite crear espacios específicos para los equipos de diseño conceptual, desarrollo técnico, documentación y dirección de obra, manteniendo la coherencia general pero respetando las particularidades de cada departamento en estudios medianos y grandes.

Características destacadas:

• Estructura organizativa clara con carpetas, proyectos y tareas anidadas
• Formularios de solicitud de ingreso para nuevos proyectos arquitectónicos
• Gestión avanzada de recursos y capacidad del equipo
• Editor visual para diseñar flujos de trabajo personalizados
• Análisis de rendimiento con informes detallados

¿Para quién es ideal? Adecuada para estudios medianos a grandes con necesidades de gestión profesional y procesos establecidos.

10. Holded: La gestión integral con enfoque en finanzas

Holded cierra nuestra lista como una solución que va más allá de la gestión de proyectos para ofrecer un sistema integrado de gestión empresarial, con especial atención a las finanzas y administración. Para estudios de arquitectura, representa la posibilidad de conectar los proyectos con su impacto económico real.

La conexión directa entre horas dedicadas, facturación y contabilidad hace de Holded una herramienta invaluable para estudios que quieren controlar la rentabilidad de cada proyecto. Esta plataforma permite pasar de tener una visión aproximada de la rentabilidad a conocer con precisión qué tipos de proyectos y clientes aportan mayor valor al estudio.

Características destacadas:

• Sistema integrado de gestión de proyectos y contabilidad
• Seguimiento de tiempo vinculado directamente a facturación
• Gestión de gastos e imputación a proyectos específicos
• Control de rentabilidad por proyecto, cliente o tipo de servicio
• Automatización de facturas recurrentes y seguimiento de pagos

¿Para quién es ideal? Perfecta para estudios que buscan integrar la gestión de proyectos con la administración financiera.

¿Cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado para tu estudio?

Después de revisar estas potentes soluciones, puede resultar abrumador decidir cuál es la más adecuada para tu caso particular. Para facilitar esta decisión, considera estos factores clave:

1. Tamaño y estructura de tu estudio: Las necesidades de un arquitecto freelance son muy diferentes a las de un gran estudio multinacional.
2. Tipo de proyectos predominantes: Cada especialidad arquitectónica tiene requerimientos específicos de gestión.
3. Puntos débiles actuales: Identifica dónde están los mayores cuellos de botella en tu flujo de trabajo.
4. Presupuesto disponible: Valora el retorno de inversión, no solo el coste.
5. Curva de aprendizaje: Considera el tiempo necesario para implementar y dominar la nueva herramienta.

El software de gestión de proyectos ha evolucionado enormemente en los últimos años, pasando de simples herramientas de planificación a ecosistemas completos que pueden transformar radicalmente la operativa de un estudio. La clave está en elegir aquellos que se adapten a tu metodología de trabajo, en lugar de forzar cambios drásticos en tus procesos consolidados.

Una recomendación para la mayoría de estudios sería comenzar con Projectum, especialmente si la captación y gestión de clientes es una prioridad. Su enfoque orientado tanto a la consecución de nuevos proyectos como a su gestión eficiente ofrece un valor excepcional, especialmente para estudios pequeños y medianos que buscan crecer de forma sostenible.

¿Utilizas ya alguno de estos software de gestión de proyectos para arquitectos? ¿O hay alguna otra herramienta que consideras imprescindible en tu día a día? Comparte tu experiencia y perspectiva.