Cómo crear y gestionar proyectos con Projectum

En los estudios de arquitectura e ingeniería, el proyecto no empieza cuando comienza la obra. Empieza mucho antes. Desde el momento en que se hace un presupuesto técnico, ya se está proyectando: tiempos, fases, tareas, equipo, costes… Todo está implícito, aunque no siempre estructurado.

Projectum entiende esta lógica profesional. Por eso, su CRM para despachos técnicos no solo almacena clientes y presupuestos. Va un paso más allá: convierte el presupuesto en un proyecto vivo, con responsables, tiempos y seguimiento real.

Más que una ficha de proyecto

La sección de “Proyectos” dentro del entorno de Projectum está diseñada específicamente para estudios que trabajan con licencias, obras, reformas, actividades o instalaciones. Aquí, cada proyecto nace directamente a partir de un presupuesto aceptado. No hay que duplicar información, ni rellenar datos manualmente. Lo que ya presupuestaste se transforma en un proyecto técnico editable, gestionable y trazable.

Ese punto de partida marca una diferencia importante con respecto a otros programas más genéricos: no estás usando una herramienta de gestión de tareas adaptada, estás trabajando con una plataforma pensada para técnicos, por técnicos.

Qué es realmente la gestión de proyectos en arquitectura

No es simplemente controlar fechas. Es coordinar entregables, organizar recursos, prever costes, repartir responsabilidades y adaptarse a cada cliente. En arquitectura, además, hay múltiples agentes implicados: técnicos redactores, coordinadores de seguridad, proyectistas, clientes, industriales, administración… y todos deben estar alineados.

Cuando hablamos de gestión de proyectos en arquitectura, hablamos de hacer que todas esas piezas encajen en tiempo, forma y presupuesto. Y que el técnico no solo llegue a tiempo, sino que pueda medir la rentabilidad del esfuerzo invertido.

Desde el presupuesto, nace el proyecto

En Projectum, una vez que el cliente acepta el presupuesto, puedes crear automáticamente un nuevo proyecto. El sistema arrastra los datos clave: nombre, dirección, tipo de intervención, importe, responsable principal, etc.

Desde ahí puedes:

• Asignar miembros del equipo a cada fase o tarea.
• Definir plazos estimados, fechas límite y dependencias.
• Registrar las horas trabajadas por cada miembro, vinculadas al proyecto.
• Controlar la rentabilidad, comparando horas dedicadas vs precio pactado.
• Compartir avances con el cliente en tiempo real, sin correos ni Excel adjuntos.

Todo centralizado. Todo en un solo panel.

¿Y qué es un gestor de proyectos en arquitectura?

En muchos estudios pequeños y medianos, el gestor de proyectos no es un rol específico. Es el arquitecto, el ingeniero, el jefe de equipo... o una mezcla de todos ellos. Por eso es importante contar con un sistema que facilite esa gestión sin que se vuelva una carga extra.

Projectum funciona como un gestor de proyectos simplificado pero potente. No necesitas formación en dirección de proyectos ni certificarte en metodologías complejas. Solo necesitas tener claro qué se está haciendo, quién lo está haciendo y cuánto tiempo está tomando.

El sistema te ayuda a estructurar esa visión en tiempo real y tomar decisiones con datos reales, no suposiciones.

Visibilidad, rentabilidad y control en el mismo entorno

Uno de los mayores desafíos en los despachos técnicos es saber si los proyectos son realmente rentables. A veces se facturan bien, pero se trabajan mal. Otras veces, se entregan a tiempo, pero con sobrecarga del equipo.

Cuando registras el tiempo de cada miembro del equipo por proyecto, como permite Projectum, puedes visualizar rápidamente:

• Qué técnico ha invertido más tiempo del previsto.
• En qué fase del proyecto se han acumulado más horas.
• Si el precio cerrado es coherente con el esfuerzo real.

Esto permite ajustar presupuestos futuros, mejorar procesos y evitar el desgaste del equipo. La rentabilidad ya no es una intuición: es una métrica tangible.

Colaboración con el cliente sin fricción

Otra ventaja clave es la posibilidad de compartir el avance del proyecto con el cliente en tiempo real. Desde el mismo panel, puedes enviarle un enlace privado donde verá las fases completadas, las tareas pendientes y el porcentaje de avance general.

No hace falta redactar correos largos ni enviar documentos en PDF. El cliente ve lo que necesita saber, cuando lo necesita, y gana confianza en el proceso.

Este nivel de transparencia no solo mejora la comunicación. Reduce malentendidos, refuerza la profesionalidad y fideliza al cliente.

¿Y si gestiono varios proyectos a la vez?

No hay problema. El sistema de proyectos de Projectum está pensado para estudios con carga múltiple. Puedes ver el estado de todos tus proyectos activos desde un único panel, ordenarlos por fecha, estado o prioridad, y entrar en detalle cuando lo necesites.

También puedes ver la carga de trabajo por técnico o colaborador, algo muy útil si gestionas equipos internos y externos al mismo tiempo.

Crear proyectos no debería ser complicado

Muchos estudios siguen usando carpetas en Drive, hojas de cálculo y correos cruzados para “gestionar” proyectos. El resultado: retrasos, versiones cruzadas, falta de trazabilidad y mucha frustración.

Projectum simplifica todo eso. Desde que aceptas un presupuesto, puedes crear el proyecto, asignar tareas, registrar tiempos y entregar resultados, todo sin salir de la plataforma.

Sin duplicar trabajo. Sin perder información. Sin complicarte.

Y para concluir

Crear y gestionar proyectos técnicos no debería requerir más esfuerzo del necesario. Con la herramienta adecuada, se puede ganar claridad, orden y rentabilidad desde el primer clic.

Projectum integra todo lo que un estudio necesita para convertir presupuestos en proyectos gestionables: planificación, asignación, control de horas, rentabilidad y comunicación con el cliente.

No es solo una plataforma: es una metodología que se adapta a la forma real en que los técnicos trabajan.


¿Estás preparado para profesionalizar la gestión de proyectos en tu estudio técnico? El software especializado como Projectum puede ser el primer paso hacia una operativa más eficiente y rentable.